En remplissant une entente de commandite, en nous la transmettant et en effectuant le paiement correspondant, votre société accepte les conditions suivantes.

Tous les représentants inscrits au nom d’une société commanditaire acceptent également les conditions générales d’inscription à cet événement.

Le paiement intégral doit nous parvenir 30 jours après la date à laquelle vous vous êtes inscrit(e) comme commanditaire.

Utilisation des logos : L’ACCAP utilisera les logos des sociétés commanditaires dans les communications et le contenu marketing de cet événement. Les commanditaires peuvent se servir du logo de l’ACCAP pour faire la promotion de leur participation à l’événement. Consultez la page www.clhia.ca/marque pour télécharger le logo de l’ACCAP et prendre connaissance de nos directives d’utilisation de la marque.

Audiovisuel : Pour toutes les séances de l’événement, nous ferons appel à notre fournisseur audiovisuel privilégié et utiliserons les outils technologiques sélectionnés pour l’occasion. Les participants à la rencontre ne peuvent utiliser aucune autre technologie sans y être préalablement autorisés.

Allocutions et exposés : Tous les textes des éventuelles allocutions doivent être examinés et approuvés par le comité de l’événement au plus tard à la date limite communiquée. Les exposés doivent être envoyés à l’avance pour être examinés et approuvés avant la date limite.

Annulations et remboursements : Les commanditaires peuvent résilier leur contrat sans pénalité dans les quarante-cinq (45) jours ouvrables précédant le premier jour de l’événement. Les demandes d’annulation reçues dans ce délai donneront droit à un remboursement intégral, déduction faite des frais d’administration de 200 $. Les remboursements seront versés par transfert électronique de fonds et traités dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la demande. Pour demander une annulation, envoyez un courriel à l’adresse events@clhia.ca.

Les demandes d’annulation reçues après cette date ne peuvent faire l’objet d’un remboursement. Les frais payés ne peuvent être transférés d’un événement à l’autre ou reportés à des années ultérieures.

L’annulation des compléments de commandite sera automatique lors de la résiliation d’une entente de commandite. Les compléments doivent être annulés sept (7) jours ouvrables après le début de votre contrat pour être remboursés sans pénalité. Après ces sept (7) jours ouvrables et jusqu’à la veille du premier jour de l’événement, les compléments annulés peuvent faire l’objet d’un remboursement, déduction faite de frais d’administration de 200 $.

Changement de date ou annulation : L’ACCAP se réserve le droit, à sa seule discrétion, de modifier la ou les dates auxquelles l’événement doit avoir lieu et ne saurait être tenue responsable des dommages-intérêts ou autres conséquences découlant d’une telle modification. En outre, l’ACCAP n’est pas tenue de verser des dommages-intérêts en cas de non-respect, en tout ou en partie, des conditions de ce contrat, lorsque ce non-respect est dû directement ou indirectement à une pandémie, un incendie, une tempête, une inondation, une guerre, une rébellion, une insurrection, une émeute, des troubles civils, une grève ou à toute autre cause indépendante de la volonté de l’ACCAP, qu’elle soit similaire ou non aux causes énumérées ci-dessus. Tout changement de date sera communiqué immédiatement au commanditaire, et tous les droits de ce dernier seront reportés. En cas d’annulation, le commanditaire se verra proposer une nouvelle occasion de commandite ou un remboursement.

Accès à la liste d’inscription : Nous transmettrons aux commanditaires Platine et Or uniquement une liste des personnes inscrites qui ont expressément consenti à être contactées par les commanditaires de cet événement en les y autorisant sur le formulaire d’inscription. La liste sera envoyée deux semaines avant la date de l’événement. Cette liste a été établie dans le seul objectif de vous faire savoir qui participera à l’événement afin que vous puissiez prendre contact avec ces personnes pour discuter de sujets liés à l’événement uniquement. Elle n’est pas destinée à des fins de marketing ou de communication promotionnelle après l’événement.

Porte-nom du participant : Tous les porte-noms seront clairement identifiables lors de l’événement. Tous les laissez-passer des commanditaires, qu’ils soient inclus ou achetés séparément, comprennent l’admission aux allocutions et aux séances plénières, la participation à la réception de bienvenue et à la soirée spéciale, les rafraîchissements ainsi que l’accès gratuit aux fichiers PDF des exposés qui seront affichés après la fin de l’événement. L’admission à toutes les séances, dans toutes les salles ou dans toutes les aires de réunion n’est pas garantie, car elle dépend de la capacité des salles et d’autres exigences, et certaines séances peuvent être réservées aux membres de l’ACCAP seulement.

Pour des raisons de sécurité, l’échange de porte-noms ou le partage de données d’accès ne sont pas autorisés.